Lưu ý và Phương pháp bảo quản tài liệu tại

 

Như chúng ta đã biết tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu.  Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí thì cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu. Chính vì thế các dịch vụ cho thuê kho lưu trữ giá rẻ  đang trở nên thu hút nhiều người

Xem thêm địa chỉ cho thuê kho lưu trữ giá rẻ

1 một số lưu ý xây  thuê kho lưu trử

-  Lựa chọn địa điểm xây kho: Đối với những doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ thuê kho lưu hồ sơ thì điểm là yếu tố khá quan trọng để họ đưa ra quyết định nên chọn hay không để đề phòng rủi ro. Địa điểm kho lưu trữ hồ sơ phải đạt những yêu cầu cơ bản như sau; Khô ráo, độ ẩm thấp, môi trường xung quanh trong lành, địa chất ổn định, thuận lợi giao thông đi lại, xe phòng cháy – chữa cháy có thể dễ dàng ra vào.

- Quy mô kho: Ước tính diện tích xây kho còn phụ thuộc rất nhiều vào tình hình hoạt động và tiếp nhận văn bản hằng ngày của các tố chức, tuy nhiên bạn có thể ước tính dựa trên cách thức đơn giản là xem xét số lượng tài liệu hiện có và lượng hồ sơ lưu trữ trong khoảng 15 – 20 năm sau. Vì theo luật, nhiều chứng từ thuế bắt buộc các doanh nghiệp phải lưu giữ trong suốt 10 năm.

- Diện tích các phòng kho: Để dễ dàng quản lý cũng như vệ sinh, bảo quản kho không nên rộng quá 200m vuông, thiết kế các các giá kệ, diện tích các lối đi trong kho cần phân ra một lối đi chính để đủ diện tích dùng các phương tiện di chuyển cũng như đề phòng khi có  hỏa hoạn xảy ra. Tham khảo cách thiết kế lối đi trong kho như sau, lối đi giữa các hàng giá: 0.7m-0.8m , lối đi đầu giá: 0.4m-0.6m, lối đi chính trong kho: 1.2m-1.5m, lối đi xung quanh kho (hành lang hoặc hàng hiên): 0.8m-1.20m.

2 Phương pháp bảo quản tài liệu tại

Chi cục là bảo quản truyền thống xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng từ năm 2000. Hệ thống kho tàng đã được trang bị như: Máy hút bụi, hút ẩm, quạt thông gió, quạt trần, máy lạnh, bộ đo nhiệt độ, độ ẩm … để khống chế nhiệt độ và độ ẩm. Đặc biệt trong các kho có trung tâm báo cháy tại chỗ được liên kết với hệ thống báo cháy tự động. Cách thức tổ chức bảo quản, phân ra các kho lưu trữ bảo quản tài liệu giấy riêng, kho bảo quản tài liệu khoa học kỷ, bản đồ thuật riêng, kho lưu trữ bảo quản tài liệu phim ảnh riêng. Đối với tài liệu giấy được bảo quản trong các hộp, bìa hồ sơ và được đặt lên giá sắt sơn băng tĩnh điện. Chế độ bảo quản trong tất cả các kho lưu trữ đều thực hiện chế độ kiểm tra nhiệt độ và độ ẩm thường xuyên trên cơ sở ghi chép các kết quả theo dõi nhiệt độ và độ ẩm hằng ngày mà tiến hành điều hoà nhiệt độ và độ ẩm bằng máy điều hoà nhiệt độ để có thể giữ được nhiệt độ và độ ẩm thích hợp trong kho. Xây dựng các quy trình nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm hạn chế những tác hại do sinh vật gây ra. Hằng năm Chi cục đã hợp đồng với các cơ quan chuyên môn xông hơi bằng hoá chất để duyệt côn trùng cho tài liệu giấy. Ngoài ra còn có phương pháp phòng chống nấm mốc là sinh vật gây hại nguy hiểm cho tài liệu, nó làm cho tài liệu mụt, mủn, dính bết cho nên đã sử dụng phương pháp quét chải, hút bụi thường xuyên trong kho lưu trữ.

Share: